6 Tips Presentasi Tepat Waktu

6 TIPS PRESENTASI TEPAT WAKTU

Mengapa tepat waktu itu penting ?

Bagaimana bisa tepat waktu dalam menyampaikan presentasi!

Seseorang yang tepat waktu mencirikan orang tersebut adalah seorang yang serius, tertib, sopan dan dapat di percaya.

Kebiasaan tepat waktu memcerminkan kepribadian positif seseorang, ini akan menambah kewibawaan sebagai seorang pembicara yang handal.

Dalam artikel ini kita akan membahas ada 6 Tips untuk presentasi tepat waktu.

Namun sebelumnya kita membahas tips tips presentasi tepat waktu ini, kita perlu mengetahui lebih dulu, ada dua hal penting  penggunaan tepat waktu itu di fungsikan pada saat kita akan menyampaikan presentasi. Dua hal yang akan kita ulas lebih dulu yaitu :

• PRESENTASI TEPAT WAKTU SESUAI DENGAN JADWAL

• PRESENTASI TEPAT WAKTU SESUAI PROPORSI WAKTU

Tepat waktu sesuai jadwal

Dalam semua aktifitas presentasi atau kegiatan apa saja yang berhubungan dengan publik speaking! biasanya itu tidak terlepas dari jadwal waktu yang sudah diatur di susun dan ditetapkan sesuai waktunya seperti hari, tanggal dan jam. maka dalam melakukan semua hal ini supaya bisa berjalan secara tertib dan teratur harus di lakukan secara tepat waktu !

Kegiatan kegiatan umum atau aktifitas yang berhubungan dengan hal ini contohnya seperti :

Presentasi seorang murid dalam kegiatan belajar, seorang guru dalam melakukan kegiatan mengajar, atau saat anda akan menyampaikan presentasi bisnis, seminar, ceramah, khotbah, pidato, dan lain lain. 

Semua kegiatan ini membutuhkan jadwal waktu yang sudah tersusun untuk dilaksanakan sesuai waktu yang di tetapkan

Bahkan seorang sales yang akan mempresentasikan penawaran produk dan jasa tertentu, memerlukan perencanaan dan pelaksanaan waktu yang tepat dengan berpegang pada waktu yang sudah dijadwalkan itu, dalam menyampaikan presentasinya untuk bisa mendapatkan peluang dan hasil yang maksimal.

Jadi untuk ketertiban dan keteraturan semua harus berjalan sesuai jadwal dan ketepatan waktu.

Perlu ingat ini sangat penting sekali pada waktu kita akan menyampaikan presentasi.

Maka pada waktu anda akan menyampaikan presentasi berupayalah untuk melakukan itu sesuai dengan waktu yang sudah di tetapkan dan disepakati !

Presentasi tepat waktu sangat penting ! karena bila anda tepat waktu dan siap menyampaikan presentasi sesuai dengan jadwal waktu yang sudah ditetapkan, maka ini akan menambah bobot perhatian hadirin terhadap apa yang akan anda sampaikan.

APA PENGARUHNYA BAGI AUDIENS ANDA ?

Dalam benak hadirin anda siap memberikan yang terbaik dan mereka pasti akan merasahkan pengaruh keseriusan anda sebagai pembicara yang respek dan menganggap penting atas kehadiran mereka untuk menyimak presentasi anda.

Dengan demikian ini akan menimbulkan respons positif dari hadirin dan itu akan memengaruhi secara langsung antusias anda dalam menyampaikan presentasi.

Anda akan lebih bersemangat! dengan demikian anda akan mengeluarkan segala kemampuan untuk memberikan yang terbaik bagi hadirin.

Coba bayangkan bila anda sebagai pembicara tiba di tempat untuk menyampaikan presentasi lewat waktu beberapa menit, anda tergesa gesa dan mulai tegang, kesiapan konsentrasi dan antusias hadirin untuk menyimak mulai menurun.

Bisa saja porsi waktu presentasi yang anda sudah siapkan atau yang sudah di sediakan akan terpotong. Jika anda terlambat menyampaikan bagian anda yang sudah diatur sesuai jadwal ini akan mengakibatkan presentasi anda kurang bermutu.

Presentasi sesuai proporsi waktu

Hampir semua bentuk presentasi memiliki porsi waktu yang sudah di tetapkan.

Durasi waktu penyampaian setiap presentasi biasanya tidak lewat dari satu jam. Atau dalam situasi tertentu bisa saja lebih dari satu jam

Ada presentasi singkat berdurasi 5 menit, ada 10 menit, 15 menit, 20 menit, atau lebih pajang, 30 menit, 45 menit dan 1 jam, bahkan mungkin lebih dari satu jam.

Anda dapat memanfaatkan semaksimal mungkin waktu yang tersedia untuk dapat menyelesaikan seluruh bagian presentasi anda secara tepat waktu.

Jangan melewati proporsi waktu yang sudah di tentukan. gunakanlah bagian waktu yang sudah di percayakan kepada anda untuk mengembangkan dan mengulas secara saksama dan semaksimal mungkin dalam menyampaikan presentasi anda.

Dengan melewati waktu sesuai yang sudah di tetapkan membuat hadirin tidak fokus dan mulai gelisa, sebaliknya jika Presentasi anda terlalu keburu kurang dari proporsi waktu yang disediakan bisa saja bagian penting dari bahan tidak tersampaikan ! Atau bagi hadirin nampaknya anda tidak kuasai materi bahan, anda kurang paham dan tidak yakin akan apa yang anda presentasikan.

Bagaimana tepat waktu dalam menyampaikan sambutan acara ?

Ada beberapa kegiatan tertentu mungkin dalam susunan acara tidak menentukan secara spesifik waktu untuk menyampaikan bagian tersebut 

Sebagai contoh dalam menyampaikan bagian dalam sambutan acara seperti:

Acara Pernikahan, syukuran, pembukaan iven tertentu, rapat guru dengan wali murid, pengarahan seorang pimpinan kepada bawahannya dll.

Bagaimana seorang pembicara bisa tepat waktu?

Walaupun dalam susunan acara tidak di tentukan proporsi waktu yang anda harus gunakan, namun waktu harus di optimalkan semaksimal mungkin ! Tidak terlalu panjang juga tidak terlalu pendek

Dengan cara pada waktu anda akan mempersiapkan bagian isi presentasi atau penyampaian  pembahasan  dalam selang waktu yang cukup untuk persiapan yang maksimal atau mungkin itu dipersiapkan secara mendadak perlu memastikan bagian anda seberapa banyak waktu yang cocok atau ideal untuk digunakan dalam pembahasan atau presentasi itu. pertimbangkanlah tujuan acara dan hal hal apa yang paling penting untuk dibagikan saat anda berbicara dihadapan hadirin.

Tentukanlah pokok pokok penting mana yang anda prioritaskan untuk di sampaikan kepada hadirin, dan tentukanlah waktu yang ideal dengan mempertimbangkan situasi kondisi hadirin sehingga cukup terakomodir nilai pesan penting yang anda ingin transeferkan kepada hadirin secara jelas sederhana padat namun berbobot dalam waktu yang relatif tidak panjang

Setelah menetapkan proporsi waktu penyampaian secara ideal dan masuk akal atas bahan yang akan di sampaikan

berpeganglah pada batas waktu itu !

Karena jika anda tidak konsisten dalam menetapkan waktu, untuk menyampaikan bagian anda, maka ini akan memengaruhi perhatian hadirin, atas apa yang anda sampaikan ! hal hal yang bisa memengaruhi anda untuk tidak konsisten dengan waktu yang sudah di tetapkan jika anda tergoda memasukan buah buah pikiran baru yang secara spontan timbul di benak anda !

Jika anda secara sadar atau tidak sadar memasukan gagasan baru yang seketika timbul saat anda sedang mengembangkan bagian anda walaupun itu kelihatannya ada berhubungan dengan tema utama bahasan !

Maka ini akan mengganggu struktur isi presentasi yang sudah di persiapkan dan di kembangkan dalam alur urutan yang logis dan harmonis antara satu gagasan dengan gagasan lainnya !  Tanpa sadar anda terjebak di jalan yang anda anggap jalan itu sudah sering anda lalui dan kuasai ! hanya ada dua pilihan bagi anda berbalik mencari jalan pintas meski membutuhkan waktu yang panjang atau tetap pada jalur sambil melanjutkan perjalanan meski waktu terlambat !

Biasanya pada waktu kita berbicara menyampaikan sesuatu dan itu kita sampaikan sesuai konsep maka kita dapat menyelesaikan pembicaraan itu secara ringan gampang rileks agak mengena pada sasaran dengan waktu yang pas tidak keburu. 

Tapi bagaimana jika saat anda sudah menyiapkan presentasi anda secara jelas gagasan gagasan utama dan poin poin penting dari struktur isi presentasi anda, tapi saat sedang menyampaikan bagian, mungkin dibenak anda terbesit sesuatu yang mungkin itu masih berhubungan erat dengan apa yang sedang anda sampaikan dan anda ingin mencoba memasukan itu dalam bagian penyampain ! 

Bisa saja itu mendukung tujuan dari tema pembahasan anda. Tetapi itu tidak akan menjadikan sebagai gagasan utama ! melainkan hanya sebagai keterangan pendukung,  jika itu anda masukan sebagai gagasan utama maka ini akan merusak struktur isi presentasi atau kerangka presentasi dan ini akan sangat mengganggu ketepatan waktu yang anda sudah atur sedemikian rupa saat anda menyusun dan mempersiakan isi presentasi tersebut.

Bila anda seorang pembicara yang berpengalaman cakap dan trampil dan sering tampil dalam memyampaikan presentasi dihadapan banyak audiens, mungkin anda cukup berpengalam untuk dapat memgendalikan situasi sehingga dapat mengontrol kesadaran dan emosi untuk dapat mengemas buah pikiran dan gagasan seketika saat muncul dan dengan kelihaian mungkin anda hanya mengkolaborasikan dengan struktur gagasan yang sudah ada serta mengatur sedemikian rupa dalam skat skat waktu secara teratur sehingga presentasi tersebut menjadi tepat waktu tapi dalam situasi ini hanya anda sebagai pembicara yang cukup handal dan berpengalaman !

Penggunaan waktu yang terlalu lama dan berbalit belit, itu hanya akan membuat hadirin tidak tenang membosankan sehingga hadirin kehilangan fokus perhatian atas apa yang anda sampaikan.

Maka manfaatkanlah waktu penyampaian presentasi anda secara tepat dan benar untuk mendapatkan hasil yang efektif saat anda menyampaikan suatu bagian dari  beberapa bentuk sambutan acara.

Mengapa penggunaan proporsi waktu yang tepat ini penting ?

Bila anda sebagai seorang pembicara yang tidak konsisten dengan waktu yang sudah di tetapkan dalam hal menyampaikan presentasi maka ini akan mengurangi makna sebenarnya dari tujuan utama presentasi itu

Yaitu memindahkan informasi dan pesan secara sederhana dan masuk akal kepada orang lain, dengan tujuan supaya pendengar memahami, mengingat dan meneràpkan apa yang anda sampàikan !

Dengan demikian presentasi itu bukan hanya dapat di sampaikan dengan baik tapi akan menjadi presentasi yang benar benar efektif ! apa perbedaan dan hubungannya antara presentasi yang baik dan presentasi yang efektif itu!

Anda bisa baca 

Namum bagaimana jika anda memyampaikan presentasi secara tergesa gesa, dengan durasi waktu yang tidak optimal sesuai materi bahan yang ada ?

Atau mungkin menyampaikan bagian melewati waktu !

Ini semua tidak membuat presentasi anda efektif bagi hadirin !

Maka artikel ini akan membahas 6 tips !
Cara bagaimana membuat presentasi itu tepat waktu.

Apa 6 Tips presentasi tepat waktu itu ?

1. Perencanaan

Presentasi tepat waktu akan berhasil bila ada perencanaan yang matang !

Ada beberapa hal yang mencakup perencanaan ini.

Ini termasuk memikirkan bagaimana persiapan peralatannya untuk digunakan saat anda akan menyampaikan presentasi apakah ini membutuhkan sistem pengeras suara alat peraga, timer dan lain sebagainya

Bagian dari perencanaan juga termasuk mengantisipasi dengan memikirkan kondisi dan situasi di luar teknis yang bisa timbul menjelang saat waktu dan jam anda akan menyampaikan bagiannya. contoh apakah anda punya penyakit tertentu seperti pilek, mag, dan lain lain yang bisa mengganggu waktu saat anda akan siap mulai untuk menyapaikan presentasi ! 

Perencanaan untuk ketersediaan segala sesuatu dan hal hal lain yang ada hubungan dengan aktifitas tugas anda untuk menyampaikan presentasi ini sangat menunjang untuk membuat presentasi anda tepat waktu.

Semua ini adalah bagian bagian penting dari perencanaan untuk di pikirkan dengan tidak menyepelehkan sehingga dapat membantu dan menjadikan presentasi tepat waktu.

2. Persiapan Bahan

Persiapan bahan secara matang ini adalah sesuatu yang sangat penting untuk bisa membuat presentasi anda tepat waktu. Mengapa ?

Dengan mempersiapkan bahan secara matang dan  memadai, membuat gagasan gagasan utama dan keterangan pendukung menjadi jelas dalam pikiran dan ingatan maka ini sangat menunjang untuk bisa menyampaikan presentasi secara tepat waktu.

Karena dengan persiapan yang baik membuat anda dapat menguasai sepenuhnya bahan, dan dapat menjelaskan dengan lancar ! dengan demikian dapat menghemat waktu dalam menguraikan bagian bagian gagasan utama yang sulit.

3.Tiba sebelum acara mulai

Tidak sulit untuk membayangkan apa yang di maksud dengan tiba sebelum acara di mulai dengan ketepatan waktu dalam memulai presentasi atau dalam porsi waktu penyampaian presentasi.

Dengan tujuan supaya sebelum menyampaikan presentasi, anda bisa mempunyai kesempatan waktu yang cukup

untuk melepaskan ketegangan, perenungan sedikit untuk meninjau secara singkat apa yang sudah di persiapkan dan apa yang anda akan mulai katakan ! ini ada hubungan dengan bagaimana menggunakan pembukaan presentasi yang baik anda bisa baca 

Dan yang paling penting, anda sudah siap pada waktu yang di tentukan untuk mulai menyampaikan presentasi tepat pada waktunya.

4.Penggunaan catatan

Apa hubungannya penggunaan catatan dengan presentasi tepat waktu ?

Penggunaan catatan sangat membantu untuk dapat menyampaikan presentasi secara tepat waktu sesuai proporsi waktu yang sudah di tentukan.

Bagaimana anda bisa memanfaatkan catatan saat menyampaikan presentasi ?

Catatan yang di maksud disini adalah catatan singkat, berupa kerangka presentasi yang memuat rangkaian gagasan gagasan penting.

Setiap presentasi mempunyai pokok utama atau gagasan utama didalam kerangka atau naskah. biasanya gagasan utama ini memiliki sub judul dan setiap tema utama bisa memiliki beberapa gagasan utama

Buatlah sub judul untuk setiap gagasan utama dan taruhlah batas waktu disampingnya.

Contohnya presentasi anda berdurasi waktu 25 menit. maka anda akan membuat kerangka catatan presentasi dengan membagikan porsi waktu penjelasan untuk setiap gagasan utama pembuka presentasi dan penutup presentasi

Mungkin anda akan membagi waktu sebagai berikut ;

2 menit : untuk pembuka presentasi.

10 menit : untuk gagasan utama ke 1.

10 menit : untuk gagasan utama ke 2.

3 menit : untuk penutup presentasi.

Jelaskanlah satu persatu bagian bagian ini
dengan tidak melewati waktu setiap bagian !
dengan berpegang pada waktu yang sudah di tetapkan

Kerangka ini yang sudah di bagi batasan waktu anda dapat catat secara singkat pada kertas, Hp, Tablet, atau lap top. Anda bisa memilih mana yang praktis untuk kerangka catatan yang digunakan saat akan menyampaikan bagian presentasi anda.

5. Penggunaan timer

Penggunaan timer sangat membantu untuk memantau waktu dengan tepat, ada begitu banyak alat timer yang anda bisa gunakan.

Pilihlah alat ini yang sesuai dan praktis, bisa di gunakan secara gampang, untuk bisa mengontrol setiap saat anda mengembangkan gagasan gagasan utama pada waktu menyampaikan presentasi.

Penggunaan timer sangat penting sebagai alat bantu untuk untuk dapat memantau waktu saat anda akan mengembangkan dari gagasan utama satu ke gagasan utama yang lain sehingga presentasi yang anda bawakan dapat di pantau secara progresif dan dapat menyelesakan presentasi tersebut secara tepat waktu.

6. Penggunaan penutup presentasi

Mengapa penggunaan penutup presentasi ini sangat penting untuk dapat membuat presentasi tepat waktu ?

Tujuannya bila anda menjelaskan presentasi secara panjang lebar, sehingga ada buah buah pikiran yang baru muncul seketika dan tanpa terkontrol sehingga ada gagasan dan keterangan tambahan anda masukan dan ini menambah keterangan tambahan yang sudah ada, maka ada kemungkinan presentasi anda akan kehabisan waktu.

Atau bisa saja ada hal hal lain secara non teknis yang anda tidak duga sehigga persembahan presentasi anda menjadi panjang

Bila ada indikasi bahwa presentasi anda di ambang batas waktu habis !

Maka penggunaan penutup presentasi inilah yang mengambil alih peran untuk menetralisir waktu yang tinggal sedikit.

Secara bijaksana, anda akan mengalihkan buah pikiran dari bagian gagasan gagasan utama itu ke bagian penutup presentasi. 


Seperti dibahas dalam artikel sebelumnya mengenai penutup presentasi 

Anda akan beralih ke iktisar penutup yang berupa kesimpulan inti dari keseluruhan bagian presentasi itu, dan kemudian secara langsung di akhiri dengan motifasi penutup.

Maka inilah fungsi penutup presentasi yang didalamnya ada iktisar penutup yang berperan sebagai inti kesimpulan dan kelengkapan dari seluruh struktur bagian yang ada di dalam isi presentasi itu.

Bagian ini dapat di jadikan alat pengendali, untuk menutup pokok bahasan sehingga presentasi dapat di sampaikan tepat waktu.

Presentasi tepat waktu, selain menghasilkan pokok pembahasan yang bermutu dan efektif bagi hadirin,

Ini juga akan mencirikan sifat positif seseorang sebagai pembicara umum yang trampil !

Inilah 6 Tips yang dapat di gunakan untuk menyampaikan Presentasi Tepat Waktu.